EEQ DIGITALIZARÁ 23 MILLONES DE ARCHIVOS CON 82 AÑOS DE HISTORIA
Son en total 46 137 950 fojas generadas desde 1939 hasta 2021, que documentan parte de la historia del servicio de energía eléctrica en Quito, de las cuales la Empresa Eléctrica Quito, EEQ, inició el rescate con la digitalización de 23 millones de ellas. Todos los documentos serán preservados en forma física.
"El objetivo es el ordenamiento, selección, clasificación, foliación, inventario documental, digitalización e indexación del fondo documental de toda la Empresa", explica Johanna Villavicencio, secretaria general de la EEQ, quien está al frente del proyecto
Los documentos contienen la evidencia histórica desde cuando la Empresa Eléctrica Municipal servía a la Capital. Esta fue creada en 1937 por el Concejo Municipal de Quito y luego, con el accionariado del Municipio y las cajas del Seguro y de Pensiones, se convirtió en la Empresa Eléctrica Quito S.A. al servicio de Quito y el área de concesión, desde 1955.
Son documentos de todo tipo, algunos escritos a mano antes de la mecanización. Todos se preservarán en una bodega especial y los más vulnerables se resguardarán con técnicas especiales en fundas al vacío para evitar que aumente el deterioro inevitable por el paso del tiempo.
Los 46 millones de fojas obtenidas de las bodegas de varios edificios y de los repositorios de La Vicentina, Miraflores y Río Coca fueron contabilizados y organizados por personal de la Unidad Temporal de Archivo, UTA, de la Empresa Eléctrica Quito, desde 2020. Todos los archivos serán trasladados al centro de acopio, en Llano Grande, donde serán intervenidos para su ordenamiento y digitalización.
Parte importante del proyecto es la creación de un gestor documental, como herramienta tecnológica fundamental, mediante la cual la documentación ordenada, foliada, inventariada y digitalizada será de acceso inmediato y seguro para los usuarios internos, prácticamente "con un clic".
Este ordenamiento mejorará la calidad del servicio al facilitar el acceso más rápido a la documentación de quienes requieran algún trámite. Además, la información relevante de la memoria institucional estará al alcance de estudiantes e investigadores históricos y sociales.
Otro beneficio para la EEQ es el uso de los espacios físicos que quedarán libres dado que son 113 las unidades productoras que tienen archivos de gestión y cada una contiene miles de documentos en sus oficinas y bodegas.
"Importante en este proceso es el impulso hacia una cultura de excelencia en la organización y manejo de archivos, lo cual se hará mediante capacitaciones, como un avance, desde un ámbito diferente, hacia la modernidad y la calidad para mejorar el servicio a nuestros usuarios", dice Johanna Villavicencio.
